Gestão Eletrônica de Documentos

Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento.

 

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

 

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática, etc.). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Principais Benefícios

Precisão e rapidez na localização de documentos;

Automatização de processos documentais;

Absoluto controle dos processos de negócio;

Diminuição no tempo de tramitação dos documentos;

Eliminação dos riscos de extravios de documentos;

Redução de custos com o corte nos gastos de impressão e ganho de produtividade;

Economia de espaço físico e organização dos seus documentos em meio virtual;

Ocerização (OCR) das imagens, possibilitando a busca no conteúdo do documento ou por palavras-chave;

Segurança das informações. Apenas as pessoas autorizadas têm acesso aos respectivos documentos;

Possibilidade de manter cópias de segurança através de backup;

Consciência Ambiental, substituição de grande parte dos documentos impressos por documentos digitais;

Alta velocidade e precisão na localização/recuperação de documentos;

Acesso pela Internet e/ou rede local, protegido por senhas;

Rapidez na distribuição e pesquisa de informações;

Acesso simultâneo aos arquivos, por diversas pessoas;

Possibilidade de integração com outros sistemas e tecnologias;

Redução de custos com novos escritórios, depósito e arquivos;

Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo;

Versionamento de documentos. Tenha acesso fácil às versões anteriores dos documentos.

A Message utiliza o Microsoft SharePoint para implementar o GED.