Gestión Electrónica de Documentos

El gerenciamiento electrónico de documentos o la gestión electrónica de documentos (EDM) es una tecnología que proporciona una forma de generar, administrar, almacenar, compartir y recuperar la información en documentos existentes. Los sistemas de GED permiten a los usuarios acceder los documentos de forma ágil y segura, por lo general a través del navegador Web, por medio de una intranet corporativa a la que se puede acceder de forma interna o externa, siendo esta última manera más común hoy. La capacidad de gerenciar documentos constituye una herramienta esencial para la gestión del conocimiento.

 

Los documentos forman una gran masa de información y conocimiento de la empresa. GED permite preservar este patrimonio y organizar electrónicamente la documentación, para asegurar la información necesaria en el momento adecuado, para la persona adecuada. El GED puede utilizarse con cualquier tipo de documentación.

 

Cualquier tipo de empresa –pequeña, mediana o grande– puede utilizar GED: escuelas; bufetes de abogados; hospitales; administradores de condominios; empresas de selección de personal; estudios de arquitectura, diseño e ingeniería; oficinas de asesoramiento de prensa y comunicación; y consultorías. En las empresas medianas y grandes, el GED puede aplicarse a sectores específicos (RRHH, Formación, Contabilidad, Marketing, Informática, etc.). Este servicio evalúa las necesidades específicas del cliente y ofrece un sistema modular, lo que permite la implementación gradual de la gestión electrónica de documentos.

Beneficios clave

Precisión y rapidez en la localización de documentos;

Automatización de procesos documentales;

Control absoluto de los procesos de negocio;

Disminución del tiempo de procesamiento de documentos;

Eliminación del riesgo de extravío de documentos;

Reducción de costos mediante la reducción de gastos de impresión y por aumento de productividad;

Economía de espacio y mejor organización de documentos en un ambiente virtual;

``Ocerização`` de imágenes (OCR), posibilitando la búsqueda en el contenido de un documento o por medio de palabras clave;

Seguridad de la información. Sólo personas autorizadas tienen acceso a los archivos;

Posibilidad de mantener copias de seguridad por medio de ``backup``;

Conciencia ambiental, por substitución de gran parte de los documentos en papel por documentos digitales;

Alta velocidad y precisión en la localización / recuperación de documentos;

Acceso a Internet y / o LAN protegido por contraseñas;

Rapidez en la distribución e investigación de la información;

Acceso simultáneo de varias personas a los archivos;

Posibilidad de integración con otros sistemas y tecnologías;

Reducción de costos con nuevas oficinas, almacenes y archivos;

Protección contra desastres que pudieren dañar el acervo;

Posibilidad de varias versiones de documentos. Fácil acceso a las versiones anteriores de los documentos.

Message utiliza Microsoft SharePoint para implementar el GED.